Für ein aktives Datenschutzmanagement ist die regelmäßige Prüfung der Dokumentation erforderlich. Für Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutz-Folgenabschätzungen kann daher eine definierte Wiedervorlage eingerichtet werden. Außerdem können sämtliche Dokumente wiedervorgelegt werden. So kann z.B. bei Maßnahmeplänen die Umsetzung kontrolliert werden.
Nach der Prüfung können Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutz-Folgenabschätzungen nicht mehr geändert werden. Wenn eine Überarbeitung erforderlich wird, müssen die Dokumente zunächst durch die Prüfer freigegeben werden. Im Anschluss an die Prüfung der überarbeiteten Dokumente wird die frühere Fassung archiviert. Datum und Bearbeiter werden protokolliert. Sämtliche frühere Fassungen können exportiert werden.
Alle erstellten und abgelegten Dokumente erhalten einen Bearbeitungsstatus, der durch eine farbliche Markierung angezeigt wird. Der Status ist immer erkennbar, wenn ein Dokument aufgerufen wird. So lässt sich insbesondere nachvollziehen, ob ein Dokument etwa durch die Rechtsabteilung oder den Datenschutzbeauftragten schon geprüft worden ist. Bei der Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten wird der Bearbeitungsfortschritt grafisch angezeigt.
Standard-Verarbeitungstätigkeiten sind vorausgefüllte Beschreibungen gängiger Geschäftsabläufe. Sie dienen wie die Stichwortlisten der Vereinfachung der Dokumentation. Standard-Verarbeitungstätigkeiten und Stichwortlisten lassen sich bearbeiten. So können im Unternehmen eigene Standards festgelegt werden, etwa bei der Dokumentation wichtiger Geschäftsabläufe oder bei der Bezeichnung von Verarbeitungszwecken oder Datenkategorien.
Die Eingaben beruhen so weit wie möglich auf Checklisten und Stichwortlisten, während die Eingabe von Freitext auf das erforderliche Maß reduziert ist. Dem Benutzer werden die passenden Formulierungen und Stichworte an die Hand gegeben, wodurch das Ausfüllen erheblich vereinfacht wird. Außerdem stehen dem Benutzer die geläufigen Fachausdrücke zur Verfügung.
Der Benutzer wird Schritt für Schritt durch die Eingabefelder geführt. Gelenkt wird er unter anderem durch eine durchdachte Verteilung von Pflichtfeldern und das automatische Ein- und Ausblenden von Eingabefeldern. Die Felder sind so aufgebaut, dass die erforderlichen Eingaben überschaubar bleiben, und sie sind in einer logischen Abfolge angeordnet. Wenn ein Eingabefeld nicht aus sich heraus […]
Guardileo erfordert keinen Initialaufwand. Der Nutzer erhält eine E‑Mail mit der Einladung, ein Passwort anzulegen. Weitere Schritte sind nicht nötig, um mit Guardileo zu arbeiten, insbesondere keine zeitintensive Installation oder Konfiguration.