Ihre Vorteile
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Einfache BedienbarkeitDie Bedienung der Software ist absolut intuitiv. Sie werden Schritt für Schritt durch übersichtliche Eingabefelder geführt.
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Entwickelt von Experten
Auf Guardileo können Sie sich verlassen. In die Entwicklung ist unsere jahrelange Erfahrung bei der Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben eingeflossen.
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Einsetzbar in jedem Unternehmen
Guardileo ist modular aufgebaut. Daher eignet sich unsere Datenschutz-Software für Startups genauso wie für Konzerne.
Zentrales Datenschutzmanagement für Unternehmen
Unternehmen unterliegen einer Rechenschaftspflicht. Das bedeutet, Sie müssen nachweisen können, dass sie die Vorgaben der DSGVO einhalten. Dadurch sind die Anforderungen an die Dokumentation deutlich angestiegen. Es geht dabei aber um viel mehr: Denn Transparenz nützt nicht nur den Betroffenen, sondern auch dem Unternehmen selbst. Datenschutz ist ein klares Qualitätsmerkmal für die Unternehmensführung. Der optimale Weg, diese Anforderungen zu meistern, besteht in einem zentralen, softwaregestützten Datenschutzmanagement.
Bei der Entwicklung unserer Lösung, der Datenschutz-Software Guardileo, haben wir uns an zwei Zielen orientiert: Präzise Umsetzung der datenschutzrechtlichen Anforderungen und einfache Bedienbarkeit. Da sich die Anforderungen je nach Unternehmensgröße unterscheiden können, verfügt Guardileo über optionale Eingabefelder, Zusatzfunktionen und einen modularen Aufbau. Das System eignet sich daher gleichermaßen für kleine Betriebe, Mittelständler und große internationale Konzerne. Es erleichtert nicht nur die Arbeit des Datenschutzbeauftragten, sondern kann ebenso vom Geschäftsführer, Inhaber oder Mitarbeiter bedient werden.
Funktionen unserer Datenschutzmanagement Software Guardileo
Wesentliche Merkmale
Bitte wählen:
Guardileo erfordert keinen Initialaufwand. Der Nutzer erhält eine E‑Mail mit der Einladung, ein Passwort anzulegen. Weitere Schritte sind nicht nötig, um mit Guardileo zu arbeiten, insbesondere keine zeitintensive Installation oder Konfiguration.
Der Benutzer wird Schritt für Schritt durch die Eingabefelder geführt. Gelenkt wird er unter anderem durch eine durchdachte Verteilung von Pflichtfeldern und das automatische Ein- und Ausblenden von Eingabefeldern. Die Felder sind so aufgebaut, dass die erforderlichen Eingaben überschaubar bleiben, und sie sind in einer logischen Abfolge angeordnet. Wenn ein Eingabefeld nicht aus sich heraus verständlich ist, wird es in einfacher und knapper Sprache erläutert.
Die Eingaben beruhen so weit wie möglich auf Checklisten und Stichwortlisten, während die Eingabe von Freitext auf das erforderliche Maß reduziert ist. Dem Benutzer werden die passenden Formulierungen und Stichworte an die Hand gegeben, wodurch das Ausfüllen erheblich vereinfacht wird. Außerdem stehen dem Benutzer die geläufigen Fachausdrücke zur Verfügung.
Standard-Verarbeitungstätigkeiten sind vorausgefüllte Beschreibungen gängiger Geschäftsabläufe. Sie dienen wie die Stichwortlisten der Vereinfachung der Dokumentation. Standard-Verarbeitungstätigkeiten und Stichwortlisten lassen sich bearbeiten. So können im Unternehmen eigene Standards festgelegt werden, etwa bei der Dokumentation wichtiger Geschäftsabläufe oder bei der Bezeichnung von Verarbeitungszwecken oder Datenkategorien.
Alle erstellten und abgelegten Dokumente erhalten einen Bearbeitungsstatus, der durch eine farbliche Markierung angezeigt wird. Der Status ist immer erkennbar, wenn ein Dokument aufgerufen wird. So lässt sich insbesondere nachvollziehen, ob ein Dokument etwa durch die Rechtsabteilung oder den Datenschutzbeauftragten schon geprüft worden ist. Bei der Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten wird der Bearbeitungsfortschritt grafisch angezeigt.
Nach der Prüfung können Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutz-Folgenabschätzungen nicht mehr geändert werden. Wenn eine Überarbeitung erforderlich wird, müssen die Dokumente zunächst durch die Prüfer freigegeben werden. Im Anschluss an die Prüfung der überarbeiteten Dokumente wird die frühere Fassung archiviert. Datum und Bearbeiter werden protokolliert. Sämtliche frühere Fassungen können exportiert werden.
Für ein aktives Datenschutzmanagement ist die regelmäßige Prüfung der Dokumentation erforderlich. Für Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutz-Folgenabschätzungen kann daher eine definierte Wiedervorlage eingerichtet werden. Außerdem können sämtliche Dokumente wiedervorgelegt werden. So kann z.B. bei Maßnahmeplänen die Umsetzung kontrolliert werden.
Konzernstrukturen lassen sich über Guardileo ohne Weiteres abbilden. Verarbeitungstätigkeiten können sowohl konzernübergreifend dokumentiert werden als auch gesondert für einzelne Konzerngesellschaften. Dienstleister, Datenschutzbeauftragte und -koordinatoren können einzelnen Konzerngesellschaften zugeordnet werden.
Nutzer können einfach erfasst und verwaltet werden. Ihnen können verschiedene Rollen zugewiesen werden, wie Datenschutzbeauftragter, Datenschutzkoordinator oder Mitarbeiter. Aus den Rollen ergeben sich unterschiedliche Rechte, z.B. die Berechtigung, Dokumente zu prüfen oder für Änderungen freizugeben.
Gerade in größeren Unternehmen besteht das Bedürfnis, den Zugriff auf die Datenschutzdokumentation nach Abteilungen oder Konzerngesellschaften zu differenzieren. Das Berechtigungssystem ermöglicht es daher, den Zugriff zu beschränken. Je nach gewählter Beschränkung können Nutzer nur auf die Verträge, Verarbeitungstätigkeiten etc. zugreifen, die ihre Abteilung oder ihre Konzerngesellschaft betreffen.
Die Datenschutzmanagement Software Guardileo stellen wir in einer deutschen und in einer englischen Sprachfassung zur Verfügung.
Die Software und IT‑Infrastruktur von „Guardileo“ wird von der intersoft consulting services AG betrieben und Ihnen als Dienstleistung zur Verfügung gestellt (Software as a Service/SaaS). Wir bieten aber auch den Abschluss einer Lizenzvereinbarung an. Sie können die Software mieten und auf Ihren eigenen Servern betreiben (On Premises).
Auf Wunsch aktivieren wir eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Bei der Einführung können Nutzer die Zwei-Faktor-Authentifizierung zunächst freiwillig einrichten, später kann die Einrichtung erzwungen werden.
Die Datenschutz-Software Guardileo wird ausschließlich auf den Servern der intersoft consulting services AG betrieben (oder auf Ihren Servern, wenn Sie sich für eine On Premises-Lösung entscheiden). Das Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) der intersoft consulting services AG ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Der Webzugriff ist TLS-gesichert und nur mit Benutzerkennung und Passwort möglich. Das Passwort muss nach der Anmeldung geändert werden und wird verschlüsselt gespeichert.
Praktische Umsetzung der DSGVO
Ganzheitliches Datenschutzmanagement
Nachhaltiger Datenschutz ist ein laufender Prozess, der eine ständige Überprüfung der Umsetzung erfordert. Dieser dauerhafte Prüfungs- und Umsetzungsprozess wird durch ein Datenschutzmanagement-System abgebildet. Softwarelösungen unterstützen bei der Dokumentation, Prüfung, Optimierung und Umsetzung aller relevanten Datenschutz-Maßnahmen. Guardileo bildet dafür die zentrale Plattform im Unternehmen. Sie erhalten mehr Übersicht und verringern den Aufwand.
Verantwortung vereinfachen
Mitarbeiter, die für einzelne Geschäftsabläufe zuständig sind, Datenschutzkoordinatoren, Rechtsabteilung und Controlling, die Geschäftsführung und nicht zuletzt der Datenschutzbeauftragte: Viele Personen sind in die Datenschutzorganisation des Unternehmens eingebunden. Durch den Zugriff auf ein zentrales Tool lässt sich deren Arbeit besser koordinieren. Aufgaben können leichter verteilt und Verantwortungsbereiche leichter abgegrenzt werden.
Aufwand verringern
In die Entwicklung von Guardileo ist die Erfahrung von vielen Datenschutzbeauftragten eingeflossen. Es ging um die Vereinfachung von Abläufen, damit sich das Tool ohne vertiefte datenschutzrechtliche Vorkenntnisse bedienen lässt. Dazu tragen eine intuitive Bedienbarkeit, ansprechende Benutzeroberflächen, ein übersichtlicher Aufbau und knappe, verständliche Erläuterungen bei. Eigene Formulierungen zu finden, wird dem Benutzer so weit wie möglich abgenommen. Stichwort- und Checklisten unterstützen ihn dabei, die richtige Eingabe auszuwählen. Für gängige Geschäftsabläufe stehen vorausgefüllte Beschreibungen von Verarbeitungstätigkeiten zur Verfügung.
Unternehmensstrukturen integrieren
Im Konzern ist jede einzelne Gesellschaft datenschutzrechtlich verantwortlich. Konzernübergreifende Geschäftsabläufe müssen daher in jeder Konzerngesellschaft dokumentiert werden. In Guardileo können die entsprechenden Verarbeitungstätigkeiten sowie Datenschutz-Folgenabschätzungen einheitlich angelegt werden. Der Export ist für jede einzelne Gesellschaft getrennt möglich, sodass jeder Verantwortliche die Einhaltung der Rechenschaftspflichten nachweisen kann.
Modularer Aufbau für mittlere und große Strukturen
Durch einfache Bedienbarkeit, klaren Aufbau und übersichtliche Eingabefelder eignet sich Guardileo für kleine Betriebe. Deren Mitarbeiter, Inhaber oder Geschäftsführer werden in die Lage versetzt, die Dokumentationspflichten ohne vertiefte Datenschutzkenntnisse zu bewältigen. Mithilfe von optionalen Eingabefeldern, Zusatzfunktionen und einem modularen Aufbau wird Guardileo aber auch komplexen Anforderungen an die Dokumentation in mittelständischen Unternehmen und großen Konzernen gerecht. Vererbungsfunktionen ermöglichen die einfache Integration von Konzerngesellschaften.
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