Whistleblowing und Datenschutz – sichere Meldestelle für Ihr Unternehmen

Zentrales Element des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) ist die Einrichtung von Meldestellen. Sie sollen sicherstellen, dass Rechtsverstöße aufgedeckt, untersucht und wirksam unterbunden werden. Hinweisgebende („Whistleblower“) sollen dabei vor Benachteiligungen geschützt werden, die ihnen aufgrund ihrer Meldung drohen oder sie bereits im Vorfeld von einer Meldung abhalten könnten.

Damit solche Meldungen überhaupt erfolgen, sind Unternehmen ab einer Größe von 50 Mitarbeitenden verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Im Rahmen des Betriebs einer solchen Meldestelle werden zahlreiche besonders schützenswerte Beschäftigtendaten verarbeitet. Dies führt zu einer Reihe strenger datenschutzrechtlicher Anforderungen.

Eine professionelle Whistleblowing-Lösung muss daher stets auch die datenschutzrechtlichen Vorgaben umfassend berücksichtigen. Denn nur wenn Vertraulichkeit und Datensicherheit gewährleistet sind, vertrauen Hinweisgebende dem System und nutzen es tatsächlich. Unternehmen, die Whistleblowing und Datenschutz gemeinsam denken, erfüllen nicht nur ihre gesetzlichen Pflichten, sondern reduzieren Risiken und stärken zugleich das Vertrauen ihrer Mitarbeitenden.

intersoft consulting verbindet diese beiden Bereiche: Als erfahrener Spezialist für Datenschutzberatung betreiben wir ein Meldesystem, das höchste Anforderungen an Vertraulichkeit und Datensicherheit erfüllt. intersoft consulting ist nach ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und ISO/IEC 27001 (Informationssicherheit) zertifiziert. Darüber hinaus ist intersoft nach ISO/IEC 27701 zertifiziert, was die Erweiterung des Informationssicherheitsmanagementsystems um ein Datenschutzmanagementsystem belegt.

Ein zentrales Prinzip des HinSchG ist der Schutz der Identität aller Beteiligten. So darf die Identität der hinweisgebenden Person grundsätzlich nur den jeweils zuständigen Bearbeitenden bekannt sein. Meldestellen dürfen personenbezogene Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist.

Zudem sind spezifische Datenschutzhinweise für das Hinweisgebersystem sicherzustellen (Art. 13 und 14 DSGVO). Hinweisgebersysteme müssen insgesamt datenschutzfreundlich gestaltet sein. Dies umfasst insbesondere die Bereitstellung sicherer Meldekanäle, wirksame Zugriffsbeschränkungen, eine revisionssichere Dokumentation, die Beachtung festgelegter Löschfristen sowie die angemessene Schulung der Mitarbeitenden der Meldestelle.

Unsere fachkundigen Berater unterstützen Sie bei der rechtskonformen Ausgestaltung. Wir stellen sicher, dass Ihre interne Meldestelle sowohl die Vorgaben des HinSchG als auch der DSGVO lückenlos erfüllt, von der Datenschutzerklärung bis zur Löschfristendokumentation.

Von intersoft consulting betriebene Meldestellen bieten verschiedene Meldekanäle und ermöglichen damit eine niedrigschwellige und barrierefreie Nutzung (eine ausschließliche Kontaktaufnahme per E-Mail ist hierfür in der Regel nicht ausreichend). Betroffene können sich zeitgemäß über eine eigens eingerichtete Website melden; zusätzlich stehen eine telefonische Erreichbarkeit, persönliche Vor-Ort-Termine sowie die klassische E-Mail zur Verfügung. Sämtliche Kommunikationswege sind datenschutzkonform ausgestaltet.

Durch das abgestimmte Zusammenspiel technischer und organisatorischer Maßnahmen stellen wir ein Höchstmaß an Vertraulichkeit sicher. So entsteht das Vertrauen, das hinweisgebende Personen benötigen, um Missstände offen anzusprechen.