Datenschutzbeauftragter Aufgaben: Was Unternehmen wissen müssen
Welche Aufgaben hat ein Datenschutzbeauftragter und warum ist das für Ihr Unternehmen relevant? Die DSGVO definiert klare Pflichten, die weit über reine Formalitäten hinausgehen. Ein kompetenter Datenschutzbeauftragter berät, überwacht und unterstützt Sie dabei, Datenschutzrisiken zu minimieren und Bußgelder zu vermeiden. Dieser Artikel zeigt Ihnen, welche Aufgaben ein Datenschutzbeauftragter konkret übernimmt und wie Sie diese Anforderungen effizient in Ihrem Unternehmen umsetzen.
Aufgaben des Datenschutzbeauftragten kurz und bündig
- Beratung des Verantwortlichen
Der Datenschutzbeauftragte berät Ihr Unternehmen in allen datenschutzrechtlichen Fragen und überwacht die Einhaltung der DSGVO. - Ansprechpartner für Interne und Externe
Der Datenschutzbeauftragte ist Ansprechpartner sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Arbeitnehmer oder den Betriebsrat. Auch Externe, wie Kunden, Vertragspartner oder Lieferanten können sich an den Datenschutzbeauftragten wenden. - Einbindung bei Mitarbeiterschulungen
Ebenso sollte der Datenschutzbeauftragte bei der Schulung der Mitarbeitenden eingebunden werden. So können diese mit den datenschutzrechtlichen Anforderungen ihrer täglichen Arbeit vertraut gemacht werden. - Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde
Der Datenschutzbeauftragte arbeitet zugleich mit der Aufsichtsbehörde zusammen, er ist Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde im Zusammenhang mit allen datenschutzrechtlichen Fragestellungen.
Aufgabenbereich des Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzbeauftragte (DSB) dient gewissermaßen der Selbstkontrolle des Verantwortlichen und soll durch Beratung und Überwachung einen effektiven Schutz personenbezogener Daten sicherstellen. Er arbeitet weisungsfrei, ist aber nicht weisungsbefugt, die Verantwortung für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Pflichten verbleibt beim Unternehmen.
Der DSB muss für die Erfüllung seiner Aufgaben über ausreichend Fachwissen verfügen. Als Merksatz gilt: Je umfangreicher und komplexer die Verarbeitungsvorgänge eines Unternehmens sind, desto umfangreicher sollte das Fachwissen des Datenschutzbeauftragten sein.
Unterrichtung und Beratung
Unterrichtung umfasst die allgemeine Information über datenschutzrechtliche Anforderungen und Verantwortlichkeiten. Beratung hingegen beinhaltet die gezielte Unterstützung bei der Bewältigung spezifischer datenschutzbezogener Fragestellungen. Diese Pflichten bestehen gegenüber dem Verantwortlichen selbst und seinen Mitarbeitenden. Zur regelmäßigen Unterrichtung kann der Versand einer Rund-E-Mail oder eines Newsletters sinnvoll sein.
Überwachung
Der Datenschutzbeauftragte muss gewissermaßen als Außenstelle der Aufsichtsbehörde die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben im Unternehmen im Blick behalten. Zu den Überwachungsmaßnahmen gehören:
- die Zuweisung von Zuständigkeiten,
- die Sensibilisierung und Schulung der an den Verarbeitungsvorgängen beteiligten Mitarbeitenden,
- sowie die diesbezüglichen Überprüfungen.
Der Umfang der Überwachungspflicht zeigt sich an der Vielzahl personenbezogener Datenverarbeitungen eines Mitarbeitenden. Diese beginnt bereits mit der Bewerbung und setzt sich während der Anstellung mit unter anderem mit Krankschreibungen, Leistungskontrollen oder Arbeitszeiterfassung fort.
Aufgaben des Datenschutzbeauftragten im Einzelnen
Die gesetzlichen Vorgaben bilden den Rahmen, doch in der Praxis sind die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten deutlich vielfältiger. Für Entscheider ist es wichtig zu verstehen, welche konkreten Tätigkeiten anfallen und welchen Mehrwert diese für das Unternehmen bieten.
Hinzu kommen Verarbeitungstätigkeiten gegenüber Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Auch alle Mittel der Verarbeitung wie Datenbanken, Videoüberwachung, Webseitentracking oder Apps müssen überwacht werden, insbesondere hinsichtlich rechtmäßiger Erhebung, sicherer Verarbeitung und fristgerechter Löschung.
Insgesamt sind die zu überwachenden Verarbeitungstätigkeiten sehr umfassend. Zur effektiven Überwachung sollten regelmäßig Vor-Ort-Kontrollen durchgeführt und dokumentiert werden, um nachzuweisen, dass der DSB seine Überwachungsarbeit ordnungsgemäß erfüllt hat.
Die Verantwortung für die Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben verbleibt immer beim Unternehmen. Der Datenschutzbeauftragte berät und überwacht, die Geschäftsführung entscheidet und haftet.
Aufgaben im Einzelnen
Erstellung von Richtlinien
Der Datenschutzbeauftragte berät bei der Erstellung rechtlicher Dokumente mit datenschutzrechtlichem Bezug. Konkret können das beispielsweise Betriebsvereinbarungen, Richtlinien/interne Regelungen z.B. zur privaten Internet und E-Mail Nutzung sein oder eine allgemeine Datenschutzrichtlinie sein.
Wesentlich ist auch die Beratung bei der Erstellung von Datenschutzerklärungen zur Erfüllung der Informationspflichten, etwa für die Webseite oder Bewerber. Die Datenschutz-Dokumentation ist ein entscheidender Baustein für die Nachweis- und Rechenschaftspflichten und belegt, dass Datenschutz im Unternehmen gelebt wird.
Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung
Bei besonders risikoreichen Datenverarbeitungen schreibt die DSGVO eine Datenschutz-Folgenabschätzung vor. Der Datenschutzbeauftragte berät, ob diese erforderlich ist, und unterstützt bei Rückfragen sowie der Konsultation der Aufsichtsbehörden.
Der DSB muss nach dem Gesetzeswortlaut daher frühzeitig und ordnungsgemäß in alle mit dem Schutz personenbezogener Daten zusammenhängenden Fragen eingebunden werden.
Erstellung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten
Jedes Unternehmen muss ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten führen. Dieses Verarbeitungsverzeichnis kann je nach Größe des Unternehmens sehr umfassend werden. Der Datenschutzbeauftragte berät bei der Erstellung und prüft das Verzeichnis auf Vollständigkeit und Schlüssigkeit. Die eigentliche Erstellungsarbeit liegt beim Unternehmen selbst.
Datenschutzvorfälle und Betroffenenanfragen
Die DSGVO setzt enge Fristen: Datenschutzvorfälle müssen innerhalb von 72 Stunden gemeldet werden, Betroffenenanfragen innerhalb eines Monats beantwortet sein. Der Datenschutzbeauftragte unterstützt bei der Etablierung effizienter Prozesse und Berichtslinien, sodass jeder Mitarbeitende sofort weiß, wann ein Datenschutzvorfall vorliegt und wie der DSB einzubeziehen ist.
Der Verantwortliche bleibt zuständig für die Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Der Datenschutzbeauftragte steht beratend zur Seite und überwacht die Einhaltung des Datenschutzes. Die Verantwortung kann nicht auf den DSB abgewälzt werden. Eine gute Kooperation zwischen beiden ist für den Erfolg entscheidend.
Datenschutzrechtliche Mitarbeiterschulungen
Dem Datenschutzbeauftragten obliegt die Unterrichtung und Beratung der Mitarbeitenden. Die Schulung selbst obliegt dem Verantwortlichen, der DSB überwacht deren ordnungsgemäße Durchführung. Da die Grenze zwischen Unterrichtung und Schulung fließend ist, sollte der Datenschutzbeauftragte in die Konzipierung der Schulungen eingebunden werden.
Häufig übernimmt er die Schulungen auch selbst, da er gut auf Fragen aus dem Arbeitsalltag eingehen kann. Schulungen haben zudem einen vertrauensbildenden Effekt und senken die Hemmschwelle, auf den DSB zuzugehen. Die Schulungen können allgemein gehalten oder bei Bedarf bereichsspezifisch angepasst werden.
Außerdem kann es hilfreich sein, wenn der Datenschutzbeauftragte auch konkrete Hilfestellung am Arbeitsplatz leistet, indem er Mitarbeitenden direkt am Arbeitsplatz erklärt, worauf sie konkret achten müssen.
Mitwirkung bei Kontrollen von Mitarbeitenden
Ist beispielsweise eine private Internet- und E-Mail-Nutzung verboten oder wird ein Missbrauch befürchtet, sind Kontrollen seitens des Arbeitgebers erforderlich. Damit alle Rechte der Arbeitnehmer gewahrt werden, ist der Datenschutzbeauftragte in diese Kontrollen einzubeziehen.
Der Datenschutzbeauftragte und der Betriebsrat
Auch die Beratung des Betriebsrates fällt in den Aufgabenbereich des Datenschutzbeauftragten. An dieser Stelle wird der DSB neben seiner fachlichen Beratungsleistung gelegentlich auch sein Vermittlungsgeschick unter Beweis stellen können.
Der Datenschutzbeauftragte kann über seine gesetzlichen Pflichten hinaus weitere Aufgaben wahrnehmen, etwa die Schulung der Mitarbeitenden. Bei seiner Tätigkeit darf er nicht in Interessenkonflikte geraten. Das wäre beispielsweise der Fall, wenn ein Geschäftsführer die Position übernähme, da er dann eine Selbstkontrolle durchführen würde.
Dr. Alina Weskamp-Nordmann, LL.M.
Juristin
Ich berate Sie gerne
Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns über das Kontaktformular.
Häufige Fragen zur praktischen Umsetzung
Über Dr. Alina Weskamp-Nordmann
- Dipl. Juristin
- Master of Laws in Transnational Law
- Datenschutzbeauftragte (TÜV‑zertifiziert)
- Promotion im Bereich Softwarepatente
Wissenswertes zum Datenschutzbeauftragten
Erfahren Sie mehr über die Rolle des Datenschutzbeauftragten und seine Bedeutung für Ihr Unternehmen.
