Datenschutzmanagement- Software mit Guardileo Manager

Guardileo erfordert keinen Initialaufwand. Der Nutzer erhält eine E‑Mail mit der Einladung, ein Passwort anzulegen. Weitere Schritte sind nicht nötig, um mit Guardileo zu arbeiten, insbesondere keine zeitintensive Installation oder Konfiguration.

Der Benutzer wird Schritt für Schritt durch die Eingabefelder geführt. Gelenkt wird er unter anderem durch eine durchdachte Verteilung von Pflichtfeldern und das automatische Ein- und Ausblenden von Eingabefeldern. Die Felder sind so aufgebaut, dass die erforderlichen Eingaben überschaubar bleiben, und sie sind in einer logischen Abfolge angeordnet. Wenn ein Eingabefeld nicht aus sich heraus verständlich ist, wird es in einfacher und knapper Sprache erläutert.

Die Eingaben beruhen so weit wie möglich auf Checklisten und Stichwortlisten, während die Eingabe von Freitext auf das erforderliche Maß reduziert ist. Dem Benutzer werden die passenden Formulierungen und Stichworte an die Hand gegeben, wodurch das Ausfüllen erheblich vereinfacht wird. Außerdem stehen dem Benutzer die geläufigen Fachausdrücke zur Verfügung.

Standard-Verarbeitungstätigkeiten sind vorausgefüllte Beschreibungen gängiger Geschäftsabläufe. Sie dienen wie die Stichwortlisten der Vereinfachung der Dokumentation. Standard-Verarbeitungstätigkeiten und Stichwortlisten lassen sich bearbeiten. So können im Unternehmen eigene Standards festgelegt werden, etwa bei der Dokumentation wichtiger Geschäftsabläufe oder bei der Bezeichnung von Verarbeitungszwecken oder Datenkategorien.

Alle erstellten und abgelegten Dokumente erhalten einen Bearbeitungsstatus, der durch eine farbliche Markierung angezeigt wird. Der Status ist immer erkennbar, wenn ein Dokument aufgerufen wird. So lässt sich insbesondere nachvollziehen, ob ein Dokument etwa durch die Rechtsabteilung oder den Datenschutzbeauftragten schon geprüft worden ist. Bei der Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten wird der Bearbeitungsfortschritt grafisch angezeigt.

Nach der Prüfung können Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutz-Folgenabschätzungen nicht mehr geändert werden. Wenn eine Überarbeitung erforderlich wird, müssen die Dokumente zunächst durch die Prüfer freigegeben werden. Im Anschluss an die Prüfung der überarbeiteten Dokumente wird die frühere Fassung archiviert. Datum und Bearbeiter werden protokolliert. Sämtliche frühere Fassungen können exportiert werden.

Für ein aktives Datenschutzmanagement ist die regelmäßige Prüfung der Dokumentation erforderlich. Für Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutz-Folgenabschätzungen kann daher eine definierte Wiedervorlage eingerichtet werden. Außerdem können sämtliche Dokumente wiedervorgelegt werden. So kann z.B. bei Maßnahmeplänen die Umsetzung kontrolliert werden.

Konzernstrukturen lassen sich über Guardileo ohne Weiteres abbilden. Verarbeitungstätigkeiten können sowohl konzernübergreifend dokumentiert werden als auch gesondert für einzelne Konzerngesellschaften. Dienstleister, Datenschutzbeauftragte und -koordinatoren können einzelnen Konzerngesellschaften zugeordnet werden.

Nutzer können einfach erfasst und verwaltet werden. Ihnen können verschiedene Rollen zugewiesen werden, wie Datenschutzbeauftragter, Datenschutzkoordinator oder Mitarbeitende. Aus den Rollen ergeben sich unterschiedliche Rechte, z.B. die Berechtigung, Dokumente zu prüfen oder für Änderungen freizugeben.

Gerade in größeren Unternehmen besteht das Bedürfnis, den Zugriff auf die Datenschutzdokumentation nach Abteilungen oder Konzerngesellschaften zu differenzieren. Das Berechtigungssystem ermöglicht es daher, den Zugriff zu beschränken. Je nach gewählter Beschränkung können Nutzer nur auf die Verträge, Verarbeitungstätigkeiten etc. zugreifen, die ihre Abteilung oder ihre Konzerngesellschaft betreffen.

Die Datenschutzmanagement-Software Guardileo stellen wir in einer deutschen und in einer englischen Sprachfassung zur Verfügung.

Die Software und IT‑Infrastruktur von „Guardileo“ wird von intersoft consulting services betrieben und Ihnen als Dienstleistung zur Verfügung gestellt (Software as a Service/SaaS). Wir bieten aber auch den Abschluss einer Lizenzvereinbarung an. Sie können die Software mieten und auf Ihren eigenen Servern betreiben (On Premises).

Auf Wunsch aktivieren wir eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Bei der Einführung können Nutzer die Zwei-Faktor-Authentifizierung zunächst freiwillig einrichten, später kann die Einrichtung erzwungen werden.

Die Datenschutz-Software Guardileo wird ausschließlich auf den Servern von intersoft consulting services betrieben (oder auf Ihren Servern, wenn Sie sich für eine On Premises-Lösung entscheiden). Das Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) von intersoft consulting services ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Der Webzugriff ist TLS-gesichert und nur mit Benutzerkennung und Passwort möglich. Das Passwort muss nach der Anmeldung geändert werden und wird verschlüsselt gespeichert.