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Datenschutzberatung

Daten­schutz­management Software Guardileo

Guardileo ist unsere benutzerfreundliche Software-Lösung für die Umsetzung der DSGVO in Ihrem Unternehmen.

Ihre Vorteile

Überzeugen Sie sich von den Vorteilen unserer Datenschutz-Software.

  • Einfache Bedienbarkeit

    Die Bedienung der Software ist absolut intuitiv. Sie werden Schritt für Schritt durch übersichtliche Eingabefelder geführt.

  • Entwickelt von Experten

    Auf Guardileo können Sie sich verlassen. In die Entwicklung ist unsere jahrelange Erfahrung bei der Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben eingeflossen.

  • Einsetzbar in jedem Unternehmen

    Guardileo ist modular aufgebaut. Daher eignet sich unsere Datenschutz-Software für Startups genauso wie für Konzerne.

Zentrales Datenschutzmanagement für Unternehmen

An wen richtet sich die Daten­schutz­management Software?

Unternehmen unterliegen einer Rechenschaftspflicht. Das bedeutet, Sie müssen nachweisen können, dass sie die Vorgaben der DSGVO einhalten. Dadurch sind die Anforderungen an die Dokumentation deutlich angestiegen. Es geht dabei aber um viel mehr: Denn Transparenz nützt nicht nur den Betroffenen, sondern auch dem Unternehmen selbst. Datenschutz ist ein klares Qualitätsmerkmal für die Unternehmensführung. Der optimale Weg, diese Anforderungen zu meistern, besteht in einem zentralen, softwaregestützten Datenschutzmanagement.

Bei der Entwicklung unserer Lösung, der Datenschutz-Software Guardileo, haben wir uns an zwei Zielen orientiert: Präzise Umsetzung der datenschutzrechtlichen Anforderungen und einfache Bedienbarkeit. Da sich die Anforderungen je nach Unternehmensgröße unterscheiden können, verfügt Guardileo über optionale Eingabefelder, Zusatzfunktionen und einen modularen Aufbau. Das System eignet sich daher gleichermaßen für kleine Betriebe, Mittelständler und große internationale Konzerne. Es erleichtert nicht nur die Arbeit des Datenschutzbeauftragten, sondern kann ebenso vom Geschäftsführer, Inhaber oder Mitarbeiter bedient werden.

Datenschutzmanagement Software Guardileo

Funktionen unserer Daten­schutz­management Software Guardileo

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Erstellen Sie Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, indem Sie die wesentlichen Geschäftsabläufe in Ihrem Unternehmen dokumentieren.
Standard-Verarbeitungstätigkeiten
Vorausgefüllte Verarbeitungstätigkeiten für gängige Geschäftsabläufe können Sie einfach Ihrem Verzeichnis hinzufügen und anpassen.
Datenschutz-Folgenabschätzung
Soweit erforderlich, können Sie die Risiken der Geschäftsabläufe nach datenschutzrechtlichen Vorgaben bewerten.
Auftragsverarbeitung
Erfassen Sie Ihre Dienstleister und verwalten Sie die erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.
Standarddatenschutzklauseln
Dokumentieren Sie die erforderlichen Garantien, wenn Sie personenbezogene Daten in Staaten außerhalb Europas (EU/EWR) übermitteln.
Datenschutzorganisation
Bilden Sie Ihre Datenschutzorganisation ab und erstellen Sie ein Kontaktverzeichnis aller maßgeblichen Personen.
Dokumentenmanagement
Legen Sie Ihre datenschutzrelevanten Dokumente in übersichtlicher Form ab und dokumentieren Sie die Prüfung der Dokumente.
Exportfunktion
Exportieren Sie die Dokumente, um sie im Wordformat zu ergänzen oder im PDF‑Format den Aufsichtsbehörden zur Verfügung zu stellen.
Dashboard zur Kommunikation
Informieren Sie die beteiligten Mitarbeiter und verteilen Sie neue Aufgaben über das Dashboard.
Berichtsverwaltung
Lassen Sie sich Berichte über Datenschutz-Audits und Maßnahmepläne wiedervorlegen, um die Umsetzung zu kontrollieren.
Interessenabwägung
Dokumentieren Sie Rechtsgrundlagen und Interessenabwägungen mithilfe von Checklisten.
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Wesentliche Merkmale

Wie funktioniert das Datenschutzmanagement mit Guardileo?

Bitte wählen:

Der Benutzer wird Schritt für Schritt durch die Eingabefelder geführt. Gelenkt wird er unter anderem durch eine durchdachte Verteilung von Pflichtfeldern und das automatische Ein- und Ausblenden von Eingabefeldern. Die Felder sind so aufgebaut, dass die erforderlichen Eingaben überschaubar bleiben, und sie sind in einer logischen Abfolge angeordnet. Wenn ein Eingabefeld nicht aus sich heraus verständlich ist, wird es in einfacher und knapper Sprache erläutert.

Die Eingaben beruhen so weit wie möglich auf Checklisten und Stichwortlisten, während die Eingabe von Freitext auf das erforderliche Maß reduziert ist. Dem Benutzer werden die passenden Formulierungen und Stichworte an die Hand gegeben, wodurch das Ausfüllen erheblich vereinfacht wird. Außerdem stehen dem Benutzer die geläufigen Fachausdrücke zur Verfügung.

Alle erstellten und abgelegten Dokumente erhalten einen Bearbeitungsstatus, der durch eine farbliche Markierung angezeigt wird. Der Status ist immer erkennbar, wenn ein Dokument aufgerufen wird. So lässt sich insbesondere nachvollziehen, ob ein Dokument etwa durch die Rechtsabteilung oder den Datenschutzbeauftragten schon geprüft worden ist. Bei der Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten wird der Bearbeitungsfortschritt grafisch angezeigt.

Nach der Prüfung können Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutz-Folgenabschätzungen nicht mehr geändert werden. Wenn eine Überarbeitung erforderlich wird, müssen die Dokumente zunächst durch die Prüfer freigegeben werden. Im Anschluss an die Prüfung der überarbeiteten Dokumente wird die frühere Fassung archiviert. Datum und Bearbeiter werden protokolliert. Sämtliche frühere Fassungen können exportiert werden.

Für ein aktives Datenschutzmanagement ist die regelmäßige Prüfung der Dokumentation erforderlich. Für Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutz-Folgenabschätzungen kann daher eine definierte Wiedervorlage eingerichtet werden. Außerdem können sämtliche Dokumente wiedervorgelegt werden. So kann z.B. bei Maßnahmeplänen die Umsetzung kontrolliert werden.

Konzernstrukturen lassen sich über Guardileo ohne Weiteres abbilden. Verarbeitungstätigkeiten können sowohl konzernübergreifend dokumentiert werden als auch gesondert für einzelne Konzerngesellschaften. Dienstleister, Datenschutzbeauftragte und -koordinatoren können einzelnen Konzerngesellschaften zugeordnet werden.

Benutzer können einfach erfasst und verwaltet werden. Ihnen können verschiedene Rollen zugewiesen werden, wie Datenschutzbeauftragter, Datenschutzkoordinator oder Mitarbeiter. Aus den Rollen ergeben sich unterschiedliche Rechte, z.B. die Berechtigung, Dokumente zu prüfen oder für Änderungen freizugeben.

Eine englische Fassung wird in Kürze zur Verfügung gestellt.

Die Software und IT‑Infrastruktur von „Guardileo“ wird von der intersoft consulting services AG betrieben und Ihnen als Dienstleistung zur Verfügung gestellt (Software as a Service/SaaS). Wir bieten aber auch den Abschluss einer Lizenzvereinbarung an. Sie können die Software mieten und auf Ihren eigenen Servern betreiben (On Premises).

Die Datenschutz-Software Guardileo wird ausschließlich auf den Servern der intersoft consulting services AG betrieben (oder auf Ihren Servern, wenn Sie sich für eine On Premises-Lösung entscheiden). Das Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) der intersoft consulting services AG ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Der Webzugriff ist TLS-gesichert und nur mit Benutzerkennung und Passwort möglich. Das Passwort muss nach der Anmeldung geändert werden und wird verschlüsselt gespeichert.

Praktische Umsetzung der DSGVO

Guardileo ist eine skalierbare Lösung, um Unternehmen jeden Zuschnitts datenschutzkonform auszurichten.

Ganzheitliches Datenschutzmanagement
Nachhaltiger Datenschutz ist ein laufender Prozess, der eine ständige Überprüfung der Umsetzung erfordert. Dieser dauerhafte Prüfungs- und Umsetzungsprozess wird durch ein Datenschutzmanagement-System abgebildet. Softwarelösungen unterstützen bei der Dokumentation, Prüfung, Optimierung und Umsetzung aller relevanten Datenschutz-Maßnahmen. Guardileo bildet dafür die zentrale Plattform im Unternehmen. Sie erhalten mehr Übersicht und verringern den Aufwand.

Verantwortung vereinfachen
Mitarbeiter, die für einzelne Geschäftsabläufe zuständig sind, Datenschutzkoordinatoren, Rechtsabteilung und Controlling, die Geschäftsführung und nicht zuletzt der Datenschutzbeauftragte: Viele Personen sind in die Datenschutzorganisation des Unternehmens eingebunden. Durch den Zugriff auf ein zentrales Tool lässt sich deren Arbeit besser koordinieren. Aufgaben können leichter verteilt und Verantwortungsbereiche leichter abgegrenzt werden.

Aufwand verringern
In die Entwicklung von Guardileo ist die Erfahrung von vielen Datenschutzbeauftragten eingeflossen. Es ging um die Vereinfachung von Abläufen, damit sich das Tool ohne vertiefte datenschutzrechtliche Vorkenntnisse bedienen lässt. Dazu tragen eine intuitive Bedienbarkeit, ansprechende Benutzeroberflächen, ein übersichtlicher Aufbau und knappe, verständliche Erläuterungen bei. Eigene Formulierungen zu finden, wird dem Benutzer so weit wie möglich abgenommen. Stichwort- und Checklisten unterstützen ihn dabei, die richtige Eingabe auszuwählen. Für gängige Geschäftsabläufe stehen vorausgefüllte Beschreibungen von Verarbeitungstätigkeiten zur Verfügung.

Unternehmensstrukturen integrieren
Im Konzern ist jede einzelne Gesellschaft datenschutzrechtlich verantwortlich. Konzernübergreifende Geschäftsabläufe müssen daher in jeder Konzerngesellschaft dokumentiert werden. In Guardileo können die entsprechenden Verarbeitungstätigkeiten sowie Datenschutz-Folgenabschätzungen einheitlich angelegt werden. Der Export ist für jede einzelne Gesellschaft getrennt möglich, sodass jeder Verantwortliche die Einhaltung der Rechenschaftspflichten nachweisen kann.

Modularer Aufbau für mittlere und große Strukturen
Durch einfache Bedienbarkeit, klaren Aufbau und übersichtliche Eingabefelder eignet sich Guardileo für kleine Betriebe. Deren Mitarbeiter, Inhaber oder Geschäftsführer werden in die Lage versetzt, die Dokumentationspflichten ohne vertiefte Datenschutzkenntnisse zu bewältigen. Mithilfe von optionalen Eingabefeldern, Zusatzfunktionen und einem modularen Aufbau wird Guardileo aber auch komplexen Anforderungen an die Dokumentation in mittelständischen Unternehmen und großen Konzernen gerecht. Vererbungsfunktionen ermöglichen die einfache Integration von Konzerngesellschaften.

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Julia Reiter
Vertriebsleiterin
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